Estrategias de comunicación interna para equipos remotos

Estrategias de comunicación interna para equipos remotos

La gestión de equipos remotos se ha convertido en una práctica cada vez más común en las organizaciones, pero además de ser un reto para los líderes, para hacer un acompañamiento asertivo y no caer en la microgestión, lo es para la comunicación interna.

Las empresas están llamadas a implementar estrategias y herramientas digitales para promover una comunicación efectiva, estratégica, accesible y dinámica donde los equipos remotos se sientan incluidos, escuchados y motivados.

En este artículo, exploraremos algunas estrategias de comunicación interna para equipos remotos que serán clave para tener una comunicación eficiente y fluida.

Establecer canales de comunicación claros y consistentes:

La primera regla para gestionar equipos remotos de manera efectiva es establecer canales de comunicación claros y consistentes. Esto implica definir qué herramientas se utilizarán para la comunicación del día a día, como aplicaciones móviles, correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencias, etc.

¿Qué canal o herramienta elegir? No todos los canales funcionan para todas las empresas, por eso aquí te contamos 4 cosas que debes tener en cuenta antes de tomar una decisión:

Funcionalidad para el usuario

La experiencia de usuario es muy importante, por eso debes inclinarte por una herramienta que sea de interacción intuitiva, simple, dinámica y en el caso de elegir una aplicación móvil, que sea liviana y de fácil descarga.

Funcionalidad técnica

Aunque en comunicaciones no somos expertos en la parte tecnológica, es importante analizar la herramienta junto al equipo de sistemas, para asegurarse de que cumpla con los estándares que la compañía requiere.

Aquí hay que tener en cuenta el soporte, la integración con el directorio activo, el tipo de licenciamiento y la seguridad de la información.

Funcionalidad para el administrador

Así como el front (lo que ve el usuario), el back también es importante. Lo ideal es que el gestor del administrador, no sea demasiado complejo, pero tampoco muy básico, que permita crear contenidos en diferentes formatos, segmentar la información y destacarla.

Funcionalidad analítica

Esta es una de las más importantes, porque una herramienta que no permita medir el impacto de las acciones que se generan a través de ella, pierde valor. Aquí hay que mirar qué tipo de datos genera, si los tiene en tiempo real, si permite generar reportes, etc.

Soluciones como la de Communik-t son perfectas para movilizar de manera digital la estrategia de comunicaciones internas. Es accesible, fácil de usar, dinámica y práctica. Si quieres conocer todo lo que puedes hacer con ella, descúbrelo aquí.

Reglas claras, límites claros

En las estrategias de comunicación interna para equipos remotos son muy importantes las reglas y los límites, estas son las principales:

Establecer horarios es crucial para garantizar que los colaboradores puedan separar adecuadamente su vida laboral y personal. Esto implica establecer horas específicas durante las cuales se espera que estén disponibles para el trabajo, pero también definir cuándo pueden desconectarse y dedicarse a sus actividades personales. 

También es importante definir las temáticas que se tratarán en los diferentes canales de comunicación. Esto ayuda a mantener la claridad y efectividad de las interacciones. Al delinear claramente qué tipo de información debe ser compartida en cada canal, se evita la confusión y se optimiza la comunicación dentro del equipo.

Designar moderadores o líderes de equipo es fundamental para mantener el orden, el norte y la coherencia en el flujo de la información.  Estos moderadores pueden facilitar la comunicación entre las personas y asegurarse de que se sigan las reglas y los límites establecidos. Además, pueden servir como punto de contacto principal para resolver conflictos y tomar decisiones importantes.

En la comunicación digital o remota también hay normas de comportamiento o etiqueta y esto es crucial para garantizar un ambiente de trabajo respetuoso. Esto puede incluir pautas sobre cómo dirigirse a los demás en correos electrónicos y mensajes de chat, cómo responder a críticas constructivas, y cómo manejar conflictos de manera adecuada.

Fomentar la comunicación abierta y transparente

La comunicación abierta y transparente es fundamental para construir confianza y fomentar un sentido de pertenencia en equipos remotos. Los líderes deben alentar a los miembros del equipo a expresar sus ideas, preocupaciones y sugerencias de manera abierta y honesta. Mira estas iniciativas que puedes poner en práctica: 

Espacios seguros para la comunicación

Fomentar una cultura de comunicación abierta implica crear espacios seguros donde los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo sus ideas y preocupaciones sin temor a represalias o juicios negativos. Esto puede implicar establecer canales de comunicación confidenciales o sesiones de retroalimentación individual donde los empleados puedan expresarse libremente sin preocupaciones.

Promover la diversidad de pensamiento

Alentar la comunicación abierta también implica valorar y promover la diversidad de pensamiento dentro del equipo. Esto significa reconocer que cada miembro del equipo tiene perspectivas únicas y experiencias que aportar, y alentar la colaboración y el intercambio de ideas entre personas con diferentes antecedentes y puntos de vista.

Reconocer y agradecer el feedback constructivo

Es importante reconocer y agradecer el feedback constructivo que se recibe de los miembros del equipo, ya que esto demuestra que sus opiniones son valoradas y tenidas en cuenta. Reconocer públicamente el feedback útil y utilizarlo como una oportunidad para el crecimiento y la mejora personal y del equipo puede ayudar a fortalecer la cultura de comunicación abierta.

Modelar comportamientos de comunicación deseados

Los líderes y actores clave del equipo deben servir como modelos a seguir al demostrar comportamientos de comunicación abierta y transparente en su propio trabajo diario. Esto implica ser honestos y directos en la comunicación, admitir errores cuando sea necesario y estar dispuestos a escuchar y responder al feedback de manera constructiva.

En resumen, la gestión de la comunicación en equipos remotos es fundamental para el éxito de cualquier organización que adopte esta modalidad de trabajo. Al establecer canales de comunicación claros y consistentes, fomentar la comunicación abierta y transparente, utilizar herramientas de colaboración en línea, establecer horarios de disponibilidad y promover una cultura del feedback, los líderes pueden ayudar a sus equipos remotos a alcanzar su máximo potencial y lograr resultados sobresalientes.

Estas estrategias de comunicación interna para equipos remotos son la base para tener una comunicación asequible, eficiente y cercana para todos los colaboradores.


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