La comunicación interna efectiva es fundamental para el éxito de las organizaciones, porque es el puente entre las empresas y los colaboradores, los mantiene informados, motivados, refuerza el sentido de pertenencia y ayuda a fortalecer la cultura. Pero la comunicación interna, va más allá que el equipo de comunicaciones.
¿Pensaste que la comunicación solo es responsabilidad del equipo de comunicaciones? Este es uno de los mitos más comunes dentro de la empresa, considerar al área de comunicaciones como el único responsable de lo que se comunica dentro de la organización.
La comunicación como responsabilidad compartida
Dentro de la compañía, hay voces muy poderosas que contribuyen y fortalecen el proceso de comunicación. Pero cuando no están identificadas, es común pensar que el emisor de toda la información, sea el equipo de comunicaciones internas.
Y aunque el equipo de comunicaciones es quien centraliza gran parte de la información y diseña la estrategia alineada con los objetivos de la compañía, hay que entender que la comunicación no es una dictadura o un monopolio y que hay actores clave que pueden clasificarse por:
Su rol o jerarquía
Los líderes y gerentes tienen un papel fundamental en la comunicación, ya que entre más jerarquía tenga una persona dentro de una organización, su capacidad de influir en la agenda estratégica es mayor.
Los líderes apoyan la comunicación con mensajes de visión, de cambio e inspiradores. Hay que aclarar que, aunque esta segmentación es muy importante, no puede ser la única a considerar a la hora de dar un mensaje, ya que hay otras personas dentro de la organización que también tienen influencia.
Su conocimiento o influencia
Hay colaboradores que, aunque no tienen un rol jerárquico alto, tienen conocimiento, experiencia o influencia dentro de algún proceso o proyecto y que son reconocidos por ello. Esto los convierte en actores clave para temas muy específicos ya que llevan un mensaje validador.
También hacen parte activa de la comunicación interna:
Los colaboradores
Cada colaborador es una voz activa en la comunicación, ya que comparte información con sus compañeros de trabajo, participa en conversaciones y contribuye a la cultura organizacional. Cuando se fomenta una cultura de comunicación abierta y transparente, se empoderan a los colaboradores y mejora el sentido de pertenencia.
Departamentos o áreas funcionales
Hay departamentos como los de recursos humanos, marketing, ventas, proyectos, operaciones, entre otros, que también pueden tomar la iniciativa de ciertos temas de comunicación. Para ello es importante que estén claras “las reglas de comunicación”, es decir, que haya orden y parámetros claros para comunicar.
Hay que entender que hay voces que pesan más que otras y que esto lo define el tipo de mensaje, el tema que se va a tratar o la audiencia a la que se va a llegar. Identificar esto, nos permite tener una comunicación más efectiva y trascendental.
La comunicación en el día a día
La comunicación interna no se limita a comunicados oficiales, reuniones de equipo o boletines. También se manifiesta en el día a día de la organización de muchas maneras sorprendentes y poderosas:
Conversaciones informales
Las conversaciones junto a la máquina del café, en los pasillos o durante el almuerzo, son oportunidades para intercambiar ideas y resolver problemas. Estos momentos informales, pueden sorprender con innovaciones o mejoras.
Colaboración en proyectos
La comunicación efectiva es esencial para el éxito de los nuevos proyectos. La anticipación, coordinación, alineación, formación y retroalimentación, son clave para garantizar que todos estén en la misma ruta.
Retroalimentaciones de valor
La retroalimentación constante entre líderes y colaboradores, así como entre pares, es esencial para el desarrollo profesional, la mejora continua y el fortalecimiento de las relaciones.
En conclusión, la comunicación interna no es una dictadura del equipo de comunicaciones, es un esfuerzo colectivo de todos los que hacen parte de la empresa. Todos los colaboradores y departamentos, tienen un papel importante en la comunicación y el fortalecimiento de la cultura. Además, la comunicación está presente en cada interacción y momento cotidiano de la empresa.
Cuando se reconoce el valor de todas las voces y de la importancia de los detalles y los momentos cotidianos, la empresa fortalece su capacidad para comunicar de manera efectiva y así poder alcanzar sus objetivos de manera más eficiente.
