¿Quieres mejorar la comunicación interna en la comunicación? Lo primero que debes saber es que esta no se improvisa, ni debe tratarse solo de recibir solicitudes de otras áreas o de apagar incendios. La comunicación interna es un proceso vital en la organización ya que impacta a todos los públicos, acompaña procesos importantes de la compañía, apalanca los retos, fortalece los valores, une a las personas y las moviliza hacia los objetivos.
Te compartimos 5 acciones y estrategias que podrás incluir en tu planeación estratégica del 2023. Así, la comunicación interna en tu organización será más efectiva, dinámica, medible y relevante. Toma nota:
1. Alinearse con los objetivos estratégicos
Lo más importante y la base de un plan de comunicación interna exitoso, es que esté desde el inicio, alineado con los objetivos estratégicos de la organización. Es decir, el plan debe responder a las necesidades, metas y retos que se plantea de manera general la empresa, enfocarse en las acciones para aportar a esto y en la mejor manera para llevar la información y los mensajes relevantes a todos los grupos de interés.
Dentro de esta gran sombrilla corporativa, también debe incluirse un plan de acción para que el propósito superior sea claro, cobre sentido, esté interiorizado y haga parte de cada uno desde el rol que desempeñen.
Para resumir, la mejor manera de mejorar la comunicación interna es anticipándose, haciéndola relevante y necesaria. Sin duda, el primer paso para lograrlo, es conociendo de primera mano los intereses, metas y objetivos de la gerencia.
2. Definir roles y responsabilidades
Es importante tener una visión clara los actores clave en el proceso de comunicación dentro de la compañía. No se trata solo de tener claridad de quién hace qué dentro del equipo de comunicaciones o el área que las gestione, sino también, de identificar a las personas que tengan algún rol importante en el proceso de comunicación: gerentes, líderes, consultores, proveedores externos, etc.
Como equipo deben hacerse preguntas como estas:
- ¿Quiénes proveen información valiosa?
- ¿Qué áreas tienen más necesidades de comunicación?
- ¿Cuáles son los líderes de cada área?
- ¿Quién valida la información?
- ¿Quién gestiona los canales de comunicación interna?
- ¿Quién indaga o busca la información?
- ¿Quién planea las estrategias?
- ¿Quién crea los contenidos?
- ¿Quién le hace seguimiento a la agenda?
Finalmente, definir estos roles y el alcance de ellos, permite planificar mejor cada acción, ser más ágiles en los procesos y aprovechar mejor los recursos.
3. Priorizar temas y necesidades
Dentro de la planeación es importante priorizar temas, necesidades y áreas, con base en el impacto que tengan en la empresa, en los objetivos estratégicos y en el clima y el bienestar de los colaboradores.
Priorizar permite centrar los esfuerzos en lo más estratégico, tener un plan de acción claro cuando hay crisis o temporadas altas, tener una comunicación más propositiva que reactiva y por supuesto, mejorar la comunicación interna.
Por esta razón, es importante definir qué es importante y qué requiere atención inmediata, qué es necesario y cómo se puede incluir en la programación, qué puede postergarse o ejecutarse más adelante y finalmente, qué no requiere intervención del equipo.
4. Definir el mix de medios
Es clave identificar qué canales oficiales y no oficiales tienen en la organización. También es importante identificar cómo se comunican los colaboradores, clasificarlos según las necesidades, la afinidad de cada grupo, las temáticas que se pueden manejar en cada uno y el alcance.
Tener claro qué tipo de contenidos e información se publica en qué canal, es vital para poder planear de manera anticipada la estrategia. No saturar a las personas y usar con inteligencia los beneficios que tiene cada medio para que la información llegue de manera eficiente.
Algunos canales oficiales y no oficiales de comunicación interna son:
- Intranet
- Correo corporativo
- Plataformas o redes sociales corporativas
- Apps corporativas
- Carteleras
- Reuniones de equipos
- Charlas mientras se toman un café
- Eventos
- Llamadas telefónicas
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5. Definir seguimientos y reportes
Es importante que, desde antes de iniciar un nuevo año, se defina cada cuánto se hará seguimiento del plan de comunicaciones. Aquí debe tenerse en cuenta qué indicadores se medirán y cómo, y qué acciones y decisiones se tomarán con esa información.
Medir la comunicación interna y el retorno que tiene en los recursos invertidos, permite entender mejor cuál es el impacto de ésta. También ayuda a tomar decisiones a futuro que permiten lograr mejores resultados, generar información de valor para la gerencia y convertirse en un proceso vital en donde cada vez se involucren más personas.
Algunas preguntas que periódicamente debe hacerse el equipo de comunicaciones son:
- ¿Qué impacto tuvo una estrategia específica?
- ¿Cómo estamos impactando el resultado del negocio?
- ¿Qué funcionó y qué no?
- ¿Qué porcentaje de participación tuvo una actividad específica? }
- ¿Cuáles canales funcionaron mejor?
- ¿Qué percepción tienen las personas?
- Cuáles son los mejores días y horarios para comunicar algo?
- ¿Qué áreas tuvieron mayor demanda de tiempo en el equipo?
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